I rollen som personalplanerare hos QSG Bevakning har du en betydelsefull uppgift inom bolaget. Rollen omfattar strategisk och operativ personalplanering samt administration kopplat till arbetet. I arbetet har du daglig kontakt med bolagets medarbetare, arbetsledning och kunder, vilket ställer stora krav på servicekänsla och förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift. Du driver egna processer knutna till dina ansvarsområden och har ansvar för att upprätta och revidera rutiner och strukturer kopplade till dessa områden. Allt utförande av ansvarsuppgifterna sker i nära samråd med din närmsta chef. System du arbetar i är bland annat Microsoft Office samt relevanta personal-, planerings- och back-officesystem för tidregistrering. Placeringsort är Stockholm, Östermalm där ca 130 medarbetare arbetar. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter • Daglig kontakt med kärnverksamheten, medarbetare, arbetsledning och kunder via mejl, telefon samt möten. • Lång- och kortsiktig personalplanering vilket inkluderar den kortsiktiga strukturen för kommande vecka och den långsiktiga planeringen för kommande år. • Lösa kort- och långsiktiga vakanser samt löpande hantera sjukfrånvaro, ledigheter och akut vikarieanskaffning. • Uppföljning och dokumentation av frånvaro, planering och statistik i företagets system. • Rapportera dagligen till platsansvarig och sammanställa statistik som underlag för uppföljning och eventuella åtgärder. • Prognosticera och planera bemanningen samt kontinuerligt optimera schemaläggningen utifrån verksamhetens specifika behov. • Planering enligt lagar, regler och kollektivavtal så att bemanningen alltid uppfyller lagar, specifika kundkrav samt att personal får sina scheman i rätt tid. • Proaktivt arbeta med att nå uppsatta mål genom att samordna resurser samt analysera behov av rekrytering, övertidsuttag eller eventuell försäljning av timmar. • Upprätta nyckeltalsrapporter samt ta ut statistik kopplat till planeringsarbetet för att delge chefer. • Hantering av personalarkiv och administrativ uppdatering av listor och ny information i aktuella program. • Aktivt efterleva bolagets värderingar gällande kundfokus, förhållningssätt och ansvarstagande. Krav för tjänsten • Erfarenhet inom administration och planering eller schemaläggning. • Genomfört högskoleutbildning eller yrkesutbildning inom PA/HR-området, logistik eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig. • Kännedom om lagar och förordningar på området, inklusive kollektivavtal och arbetstidslagstiftning. • Fullständigt behärskar svenska språket både muntligt och skriftligt. • Ha god läsförståelse för att självständigt ta till sig skriven information, kundkrav och regelverk. • För anställning på QSG Bevakning AB krävs det att du blir godkänd av Länsstyrelsen. Dina personliga egenskaper Som personalplanerare på QSG Bevakning behöver du både vara stresstålig, lugn och stabil. Andra relevanta egenskaper är att vara organiserad och strukturerad, då du kommer att behöva hantera ett flertal ärenden parallellt. Du måste kunna prioritera ärenden på ett logiskt sätt, då arbetsbelastningen kan öka under vissa perioder vid snabba förändringar i bemanningen. Du kommer att ha många kontaktytor, vilket gör att du som person behöver vara utåtriktad, kommunikativ och utpräglat lösningsorienterad i ditt samarbete med gruppledare, arbetsledning och andra avdelningar.